30 張會員資料卡，怎麼做？用 AI + Word 合併列印，20 分鐘生完
單位裡拿到一份 Excel 會員名冊，30 位會員、20 個欄位，主管說：「印成一人一張的資料卡，週五要用。」
複製、貼上、換名字、換電話、印一張，重複 30 次？半天就沒了。
Word 內建的合併列印（Mail Merge） 就是為這件事而生的：一份 Excel 資料 + 一份 Word 模板 = 一次印出 30 份，每份自動填不同的人。
以前這件事的麻煩不是合併列印本身，而是前面的準備工作：欄位怎麼設計、資料怎麼建、模板怎麼排。這些現在都可以交給 AI。這篇會把整個流程走一遍——用一份 30 人的會員資料當例子，盡量用截圖呈現。
合併列印是什麼？
用一張圖講完：
Excel（資料庫） Word（模板） 輸出
┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐
│ 姓名 電話 │ │ 姓名：«姓名» │ │ 姓名：張小明 │
│ 張小明 09..│ + │ 電話：«電話» │ ⇒ │ 電話：0912.. │
│ 李美華 09..│ │ │ │ ─────────────│
│ ... │ │ │ │ 姓名：李美華 │
└─────────────┘ └──────────────┘ │ 電話：0987.. │
└──────────────┘Word 模板裡寫 «姓名»、«電話» 這些「合併欄位」，Word 會自動把 Excel 每一列的資料塞進去，一列產生一份文件。
「合併列印」是 Word 的翻譯用語，原文叫 Mail Merge（郵件合併）。原本是設計來印一批地址標籤、寄大量信件用的，但後來大家發現只要「同一份格式、資料每次不一樣」——不管是資料卡、證書、通知書、獎狀——都能用。
為什麼 AI 特別能幫忙這件事
合併列印本身不難，但前置作業有點囉唆：
- 欄位要開哪些？（想漏了就得重來）
- Excel 標題列怎麼命名，才能跟 Word 對得起來？
- 沒有真資料時，怎麼弄一批假資料先測？
- Word 模板怎麼排版、日期怎麼格式化？
這幾件事對 AI 都很輕鬆。你把「這是會員資料卡，要印給總會存檔」這句話丟給它，它會直接把上面四項全部產出。
以下走一遍完整流程。
步驟一：AI 幫你想欄位
打開 Claude / ChatGPT / Copilot，貼這段：
我要做「會員基本資料卡」，用 Word 合併列印列印出來，資料放在 Excel。請幫我列出資料卡上該有的欄位，分類整理，每一欄要注意什麼（例如日期格式、電話格式）也順便講。
AI 會給你類似這樣的表：
| 分類 | 欄位 |
|---|---|
| 身分 | 會員編號、姓名、性別、生日 |
| 聯絡 | 行動電話、市內電話、Email、郵遞區號、通訊地址 |
| 職業 | 服務單位、職稱、學歷 |
| 會員資訊 | 入會日期、會員等級、到期日期、繳費狀態 |
| 緊急聯絡 | 緊急聯絡人、關係、緊急電話 |
| 其他 | 備註 |
這一步的價值：AI 會提醒你「郵遞區號建議用文字型態存，不然開頭是 0 的會被吃掉」、「電話用『09xx-xxx-xxx』格式，比全部黏在一起好讀」——這些細節容易漏。
步驟二：AI 產一批測試假資料
正式資料還沒到手前，先請 AI 幫你生 30 筆假資料：
用上面那些欄位，幫我生 30 筆假資料，姓名用台灣常見中文姓名、地址分散在六都、電話用假格式（09xx-xxx-xxx）。輸出成可以貼到 Excel 的表格。
AI 產出後貼到 Excel 存檔為 member-data.xlsx。打開來會看到這樣（截了前 20 列示意）：
重點：
- 第一列是欄位名稱（會員編號、姓名…），Word 稍後就是靠這一列跟模板對應
- 每一列 = 一個人
- 日期欄位讓 Excel 用日期格式存，Word 合併時才能自訂
yyyy/M/d這種格式
如果你已經有真實資料，這步就跳過，直接用你原本的 Excel。只要確認第一列是欄位名稱、沒有合併儲存格、沒有標題橫幅擋在資料上方——這三件事最容易讓 Word 讀不到資料。
步驟三：AI 幫你打 Word 模板
模板可以自己在 Word 手排，但更快的作法是請 AI 直接產出 .docx。跟 AI 說：
用剛才的欄位，幫我做一個 A5 尺寸的「會員基本資料卡」Word 模板。用表格排版，兩欄式：「欄位名稱 | 內容」。內容格用 Word 合併欄位（MERGEFIELD），日期欄要加
\@ "yyyy/M/d"格式化。標題「會員基本資料卡」置中放大。存成 member-card-template.docx。
拿到後打開來，會看到這樣：
注意看內容那一欄，每一格都寫著 «會員編號»、«姓名»、«生日»——這就是合併欄位。它們長得像純文字，但其實是 Word 的功能變數（field），合併時會被 Excel 的資料替換掉。
如果 AI 產出的模板只是把 «姓名» 打成一般文字，Word 是不會替換的。正確的合併欄位要用 Word 的功能變數（MERGEFIELD）—— 按 Alt+F9 可以切換顯示欄位代碼，看到 { MERGEFIELD 姓名 } 那才是真的。請 AI 產出時記得說「用真正的 MERGEFIELD 功能變數，不是純文字」。
步驟四：在 Word 裡把資料源接起來
模板和 Excel 都到位後，剩下就是 Word 端的三個按鈕。打開 member-card-template.docx，切到 郵件 頁籤：
從左到右三顆按鈕，依序按：
- 選取收件者 → 使用現有清單 → 找到
member-data.xlsx→ 選「會員名冊」工作表 - 插入合併欄位：如果 AI 產出的模板已經有欄位，這步可以省。要新增／改欄位再從這裡拉
- 預覽結果：按下去，
«姓名»立刻變成真的名字，可以用左右箭頭切換第 1、第 2 位會員
按下預覽結果後長這樣：
原本的 «會員編號» 變成 M0001、«姓名» 變成 曾文雄、«通訊地址» 變成完整地址——Excel 第一列的資料整份塞進來了。用畫面上方的 < > 箭頭切換就能看到第二位、第三位。
步驟五：印出來 or 存成 30 個檔案
確認預覽沒問題後，按最右邊的 完成與合併：
- 列印文件…：直接送到印表機，30 份一次印完
- 編輯個別文件…：合併成一份 30 頁的 Word 檔（第 1 頁是第 1 位、第 2 頁是第 2 位…），可以再檢查或另存 PDF
- 傳送電子郵件訊息…：如果 Excel 有 Email 欄位，可以直接一次寄 30 封（每人一封、內容不同）
實務上最常用第二個「編輯個別文件」——先合併成一份大檔看過，再列印或存 PDF，比較安心。
進階：一人一個 PDF 檔
「編輯個別文件」會把 30 頁塞在一個 Word 檔。有些場景（例如要一人一份寄 email 附件）需要每個人存成獨立的 PDF。這時候得寫一段 Word 巨集（VBA），大概 20 行。可以請 AI 直接寫：
幫我寫一段 Word VBA 巨集，跑合併列印後把每一份合併結果各存成獨立的 PDF 檔，檔名用「會員編號 + 姓名」（例如 M0001_曾文雄.pdf），存到
D:\output\底下。
AI 產出後貼到 Word 的 VBA 編輯器（Alt+F11）跑一次，30 個 PDF 就都好了。
如果不想寫 VBA，也可以用 Python（docx-mailmerge 套件）或 R（officer 套件）達到一樣的效果。但如果只是一次性任務，VBA 內建在 Word 裡不用裝別的東西，反而最快。
常見坑
- Excel 的日期在 Word 變成一串數字（例如
44927）：這是 Excel 的日期序號跑出來了。在 Word 的合併欄位上按右鍵 → 切換功能變數代碼 → 加上\@ "yyyy/M/d"（例如{ MERGEFIELD 生日 \@ "yyyy/M/d" }） - 郵遞區號
100變成1E+02或開頭的 0 消失：Excel 把它當數字了。在 Excel 端把整欄改成「文字」格式，重新輸入一次 - Word 讀不到 Excel：先確認 Excel 檔沒有開著（沒有另一個 Word / Excel 正打開它）。還有 Excel 檔第一列必須是欄位名稱、上面不能有標題橫幅
- 合併後只有一頁：檢查 Word 上方是不是還在預覽模式（只顯示第一筆）—— 要按「完成與合併 → 編輯個別文件」才會真的展開全部
小結
會員資料卡、獎狀、感謝函、繳費通知、活動識別證——這些「同一個版型、內容一人一份」的東西，全部都可以套用同一套流程：
- AI 幫你想欄位 → Excel
- AI 幫你打 Word 模板 →
.docxwith MERGEFIELDs - Word「郵件 → 選取收件者 → 預覽 → 完成與合併」
真正需要動手的只有第三步的幾個按鈕。前面兩步 AI 都能承擔——這是它真正在幫忙的地方，不是「幫你寫程式」，而是把散在你腦袋裡的規格具體化成可以用的檔案。
延伸閱讀：Microsoft 官方合併列印說明 support.microsoft.com/mail-merge