個案管理系統
SOLUTION / CASEWORK PLATFORM
提升工作效率的個案管理系統
社福單位每天的工作，很多其實不是「服務案主」而是「維護資料」——同一個案主的姓名、電話、家庭狀況，在紙本諮詢單、Excel 名冊、手寫紀錄簿、督導桌上的月報表之間各有一份。
這個專案的問題簡單：同一筆資料，能不能只輸入一次？統計資料可以立即取得？
以下是為此設計的一套個案管理平台，呈現從開案、服務、簽核到結案的完整資料流。（以下畫面所呈現資料皆為虛擬資料，非真實資料）
這套系統想解決的資料流問題
任何一間社福單位的日常，常見到相同情形：
- 一份資料散在多個地方：紙本、Excel、手寫本，改了一份不會改到其他份，最後沒人知道哪份最新。
- 表單欄位大量重疊：一個案主的姓名、電話、家庭狀況，光是開案階段就要在三張表上重複填寫。
- 簽核靠紙、退件靠追：督導用紅筆圈了退回去，沒有紀錄——退了幾件、退了什麼原因、何時補回，月底想追已經追不回來。
- 月報、季報、年報全靠人工：到期整併是一兩天的工作，做完之後如果被追問「跟去年同期比？」還得再花半天。
- 權限沒分：檔案放在共用資料夾，「誰不該看什麼」靠自律。
這些不是效率問題，是資料流的設計問題。
展示版的骨架：三張表串起一條線
這份展示版假設一種常見情境，把個案生命週期收斂成三個關鍵節點來呈現：
- 表1 開案紀錄：案主基本資料、家庭狀況、經濟狀況、初步評估。開案時填一次，之後所有下游表單自動帶入。
- 表2 服務紀錄：每次服務（面訪、電訪、陪同、個案會議）留一筆，累計時數自動加總。這是量最大、也是最需要簽核的一張表。
- 表3 結案紀錄：結案評估、成效紀錄、後續追蹤建議。
在此，三張表只是示範所採用的一種樣態——實際系統表格數量、名稱與欄位分區，會依單位的既有流程客製。這裡示範的是流程骨架（誰填、誰簽、誰看、什麼時候變狀態）。
畫面導覽
登入：把服務歷程留下來
用excel紀錄資料，誰拿到該資料就可以觀看，使用資料庫，必須登入才能檢視資料，角色權限決定檢視資料的範圍，讓資料更安全。
首頁：督導打開就知道要處理什麼
督導登入後，最上方是四張 KPI 卡：本月新開案、待簽核表單、本月服務時數、結案率——每一張都附上與上月的對照。
中間是近 12 個月的趨勢圖，右側是案件類別分布。下方則是最近活動時間軸：誰在幾分鐘前送了什麼表、誰被退回、誰通過簽核。
這些數字不是月底才彙整出來的，而是隨資料變動、即時更新。 督導不用等、也不用問。
案件列表：橫向看見每個案子的狀態
畫面上每一列 = 一個案子。橫向的三格小方塊顯示表1 / 表2 / 表3 的填寫與簽核狀態——綠色代表完成、黃色代表送簽中、灰色代表尚未開始。
督導掃過去，一眼看到「哪些案子還卡在表2」、「哪些正等我簽核」。點進去就是案件詳情。
案件詳情：一個案子的完整歷程
進到單一案件，最上方是三步式的 stepper：表1 開案紀錄（已完成）→ 表2 服務紀錄（進行中）→ 表3 結案紀錄（尚未開始）。
下方分頁切換：基本資料 / 服務紀錄 / 家庭 / 附件 / 歷程。「歷程」頁把這個案子從建立到現在的所有簽核事件、退件原因、時間戳都保留下來——這是紙本流程做不到的事。
表單填寫：欄位帶入、自動暫存
社工填寫時，基本資料自動從案件本體帶入，不需要重打。表單分區呈現（案主基本資料 / 家庭狀況 / 經濟狀況 / 服務需求與初步評估 / 簽章備註），可以分次填、系統自動暫存。
右上角一直看得到目前的簽核狀態：填表中 → 請簽核 → 已簽核。填完點「送簽」，督導的待辦清單就會多一筆。
簽核工作台：督導的收件夾
督導的專屬頁面。左側列出所有待簽表單，按時間排序；右側是點選項目的預覽——服務紀錄的每一列、時數統計、社工註記都攤開來看。
下方是決議區：通過 或 退回修改，退回時可以留下具體修改建議。所有動作都留下歷程，事後可以查、可以做內部檢討。
統計報表：一鍵下載
到了月底，不用再從 Excel 一筆一筆整併。頁面上的下載卡直接產出：案件清單 Excel、服務明細（表2）Excel、結案紀錄（表3）Excel、月報 / 季報 / 年報 Word——格式對外可用。
下方的視覺化：案件類型分布（環形圖）、月度服務時數趨勢（折線圖）、年度比對摘要表——這些也可以直接截圖放進提案報告或年度成果報告。
原本兩三天的整併工作，變成兩三分鐘。
帳號管理：角色 × 範圍
系統管理者專屬頁面。四個角色：
- 社工：只看得到自己負責的案子
- 督導：看得到單位內所有案子，可以簽核
- 行政 / 主任：看得到單位的統計與報表
- 系統管理者：帳號管理、權限設定、資料備份
「案件交接」分頁處理社工異動時的個案移轉——新舊社工都有紀錄，不會有個案「不見了」。「操作紀錄」則保留所有登入、資料變動、簽核事件——個資法要求的稽核軌跡，這裡有留。
這套系統的優點
省下的：
- 每月報表整併：幾天 → 幾分鐘
- 社工重複輸入基本資料：每案少 3–4 次
- 督導追蹤進度：打電話問 → 打開就看到
- 退件溝通：電話說明 → 系統留言，可追溯
得到的：
- 資料一致：所有下游看到的是同一份，不會有「A 說 42 件、B 說 45 件」的爭議。
- 即時決策：督導不用等到月底才發現問題，這週就能調整。
- 管理有依據：誰改了什麼、誰簽了什麼、資料保存多久，系統都留得下來。
- 人力回到專業：督導不用把時間花在整併資料與追進度，社工可以多花時間在案主身上。
技術與客製空間
這份示範版本是靜態畫面，用於呈現介面設計與資料流思路。實際系統，依單位的表單欄位、簽核規則、報表版型、統計口徑做客製——因為每個單位的流程規範都不一樣。
結語
不是「換一套新工具」——是換一個角度看資料：
同一筆資料只輸入一次，其他所有需要它的地方都從那一個地方讀。表格不再是文件，是資料的視角。督導看的、報表印的、月底統計的，都是同一份資料的不同呈現。
當這個原則被落實下去，社福單位省下的不只是打字時間，而是原本花在對照、比對、整併、追問上的所有時間。這些時間本來就不該花，只是沒有一套系統把它們拿走。